Легалізація іноземних офіційних документів

       I.    Легалізація документів  іноземного інвестора

        При проходженні дозвільно-погоджувальних процедур від інвестора будуть вимагатись певні документи (наприклад, паспортний документ або статут компанії, якщо інвестором виступає юридична особа), які були видані в країні походження інвестора.

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.), до якої вона приєдналася 10 січня 2002 року.

        Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають засвідчуватися спеціальним штампом „Apostille” (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ. Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації). Такими документами можуть бути:

- документи, які виходять від органу або посадової особи, і що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
- адміністративні документи;
- нотаріальні акти;
- офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і  нотаріальні засвідчення підписів.

Однак ця Конвенція не поширюється:

- на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами;
- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

        Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права .  https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Для цілей цієї Конвенції під легалізацією розуміється тільки формальна процедура, що застосовується дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути представлений, для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ.

        Таким чином, такі документи повинні бути легалізовані в консульській установі України в державі походження документів. Інформацію щодо генеральних консульств України можна знайти на офіційному сайті Міністерства закордонних справ України https://mfa.gov.ua/diplomatichni-ustanovi/inozemni-diplomatichni-ustanovi-v-ukrayini/

     У разі відсутності в країні походження документів консульської установи України, іноземні документи можуть бути легалізовані Департаментом консульської служби МЗС України, за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документів та в консульській установі цієї країни, що представляє її інтереси в Україні. Відділ апостилю та витребування Департаменту консульської служби працює усі робочі дні, прийом документів здійснюється з 9.00-12.00, а видача легалізованих документів – 16.00-17.00 (в п’ятницю – 16.00-16.30) за адресою:  м. Київ, 01018, вул. Велика Житомирська, 2. Телефон для довідок з питань легалізації:  +38044-238-16-69; факс:  +38044-238-16-69.

      Консультація та прийом документів проводиться відділом апостиля, легалізації та витребування документів Департаменту консульської служби щоденно (крім вихідних і святкових днів) з 09:00 до 12:00, видача легалізованих документів – 16:00 – 17:00 (в п’ятницю – 16:00-16:30).

Адреса:  м. Київ, вул. Велика Житомирська 2. Приміщення дипломатичної академії України (під’їзд № 2), у віконцях N5, N6.

         Додаткову інформацію можна отримати по  телефону:  +38 (044) 238-16-69 (факс: 238-16-69) або за електронною адресою:  cons_vld@mfa.gov.ua.

         Документи, які підлягають засвідченню штампом «Апостиль» та засвідченню в порядку консульської легалізації можуть бути також подані до Представництв МЗС України в містах Львові, Одесі, Сімферополі (виконання консульських функцій Представництва МЗС у Сімферополі тимчасово покладено на Представництво МЗС в Одесі).

Представництво МЗС у Львові за адресою:  79008, м. Львів, вул. Винниченка, 18, каб. 118, 119,  тел.:  +38032-235-64-78, факс: +38032-235-62-55,  e-mail: mfa_lv@mfa.gov.ua;

Представництво МЗС у Одесі (Сімферополі) за адресою:  65012, м. Одеса, вул. Отрадна, 3,  тел.:  +38048 740-78-48, факс +38048 740-78-43, 729-68-42,  e-mail: mfa_od@mfa.gov.ua;

Перелік країн, з якими Україна підписала договори про правову допомогу, що скасовують вимогу легалізації офіційних документів:

1.Республіка Сербія
2.Республіка Македонія
3.Естонська Республіка
4.Киргизька Республіка
5.Латвійська Республіка
6.Литовська Республіка
7.Монголія
8.Республіка Азербайджан
9.Республіка Білорусь
10.Республіка Болгарія
11.Республіка Вірменія
12.Республіка Грузія (не поширюється на Автономну Республіку Абхазії та колишню автономну область Південної Осетії)
13.Республіка Казахстан
14.Республіка Молдова
15.Республіка Польща
16.Республіка Таджикистан
17.Республіка Узбекистан
18.Російська Федерація
19.Румунія
20.Словацька Республіка
21.Угорська Республіка
22.Чеська Республіка